Samenvatting gemeentelijk beleid 'Klachtafhandeling bij aanbestedingen'

Op deze pagina vindt u meer informatie over de de klachtenprocedure bij aanbestedingen. Hierbij wordt onder andere uitgelegd wie er een klacht kan indienen, waarover geklaagd kan worden, wat partijen over en weer van elkaar kunnen verwachten en hoe een klacht ingediend moet worden.

Inleiding

Het kan voorkomen dat tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid ontstaat tussen een ondernemer en de gemeente over de manier van handelen door de andere partij tijdens de aanbestedingsprocedure. Dit kan leiden tot een klacht. De gemeente Steenwijkerland biedt ondernemers de mogelijkheid om, op een laagdrempelige manier, dergelijke klachten kenbaar te maken bij de gemeente. De gemeente zal dan zorgen voor een snelle en zorgvuldige afhandeling van de klacht. Hiervoor is het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen' ingericht.

Wat kunnen partijen van elkaar verwachten?

Zowel de gemeente als ook de ondernemer mogen er van uitgaan dat de andere partij zich professioneel opstelt. Ook mogen partijen er van uitgaan dat de ander begrip heeft voor de positie en verantwoordelijkheden van de wederpartij. Van partijen mag ook verwacht worden dat zij kennis hebben van het aanbestedingsproces en dat de rechten en plichten die daaruit voortvloeien bij hen bekend zijn.

Ondernemers zullen hun best doen om klachten tijdig kenbaar te maken en zullen geen misbruik maken van deze klachtenregeling. De gemeente op haar beurt zal ingediende klachten in ontvangst nemen en met spoed behandelen. Als de gemeente de klacht afwijst, dan motiveert de gemeente dit behoorlijk. Een ondernemer die een klacht heeft ingediend kan te allen tijde alsnog naar de rechter stappen om de kwestie is kort geding te beslechten. De afhandeling van een al ingediende klacht zal in de regel door de gemeente worden opgeschorst tot na uitspraak van de rechter.

Het indienen van een klacht over en lopende aanbesteding zet de aanbestedingsprocedure niet automatisch stil. De gemeente is vrij om al dan niet te besluiten de aanbestedingsprocedure al dan niet op te schorten.

Wat zijn klachten en waarover kan geklaagd worden?

Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding van de gemeente, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding. Ook brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra kunnen namens bij hen aangesloten ondernemers een klacht indienen.

Klachten moeten gaan over een concrete aanbesteding. Door het indienen van een klacht kan een ondernemer aandacht vragen voor het feit dat naar zijn oordeel de gemeente in strijd met wettelijke bepalingen of andere bij de aanbesteding geldende voorschriften heeft gehandeld. Ook kan geklaagd worden over optreden van de gemeente dat in strijd is met een of meer voor de aanbesteding geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van de gemeente in het algemeen. Heeft u een vraag of opmerking over het aanbestedingsbeleid van de gemeente Steenwijkerland, neem dan contact op met de centrale inkoopcoördinatie van de gemeente.

Ook kan niet bij de gemeente geklaagd worden over de relatie/samenwerking tussen de hoofdaannemer en onderaannemer.

Het verschil tussen en klacht en een vraag?

Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Een vraag is een verzoek tot het verkrijgen van informatie, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking.

Voorbeeld

Een ondernemer vraagt bij een openbare aanbesteding of de gemeente er mee instemt dat een bepaald referentieproject aan de gestelde referentie-eis voldoet. Dit is een vraag, gericht op verduidelijking. Als de ondernemer van mening is dat de gestelde referentie-eisen in strijd zijn met de in de Aanbestedingswet 2012 opgenomen proportionaliteitsbeginselen dan is er sprake van een klacht. Overigens wordt in het laatste geval ondernemers geadviseerd om niet direct te klagen over de veronderstelde strijdigheid met de proportionaliteitsbeginselen, maar eerst in het kader van de aanbesteding te vragen of de gemeente bereid is de eis aan te passen. Reageert de gemeente hier afwijzend op, dan kan alsnog een klacht ingediend worden.

Wanneer kan een klacht worden ingediend en wanneer moet de gemeente daarop reageren?

Ondernemers doen er goed aan klachten in een zo vroeg mogelijk stadium in te dienen. Dat betekent dat niet gewacht hoeft te worden totdat de aanbesteding is afgerond, maar dat al tijdens een lopende aanbestedingsprocedure een klacht ingediend kan worden. Wel wordt geadviseerd eerst een vraag te stellen en pas als de gemeente niet bereid blijkt de procedure aan te passen eventueel een klacht in te dienen.

Van de gemeente mag worden verwacht dat de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling wordt genomen en het onderzoek naar het al dan niet gegrond zijn van de klacht voortvarend oppakt. De gemeente houdt hierbij rekening met de belangen van de klager en andere bij de aanbesteding betrokken partijen.

Wie kan een klacht indienen?

Alleen ondernemers die belang hebben bij een specifieke aanbesteding kunnen een klacht indienen. Daaronder vallen alleen:

geïnteresseerde ondernemers;
(potentiële) inschrijvers en gegadigden;
onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.

Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meerdere ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.

De procedure bij het indienen van een klacht

Klachten kunnen alleen via het online webformulier ingediend worden. De ondernemer geeft hierbij aan op welke aanbesteding de klacht betrekking heeft en vanuit welke rol (zie 'Wie kan een klacht indienen) hij de klacht indient. Vervolgens formuleert de ondernemer zijn klacht in directe bewoording en voegt eventueel voor de klacht relevante aanbestedingsdocumenten toe aan de klacht. De ondernemer ontvangt per e-mail een afschrift van de door hem ingediende klacht.

Klachtenmeldpunt aanbestedingen

De klacht komt bij de gemeente binnen bij het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen'. Dit klachtenmeldpunt is een onderdeel van het cluster 'Beleid en Juridisch Advies' van de gemeente. Binnen dit cluster zal de klacht in behandeling genomen worden dor een medewerker die niet betrokken is bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.

De stappen van een standaard klachtafhandeling:

De ondernemer dient zijn klacht met behulp van een standaard webformulier in. In de klacht maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.
Het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen' bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.
Het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen' onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
Wanneer de gemeente na het onderzoek door het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de gemeente corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de gemeente dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de gemeente aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
Wanneer de gemeente na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.
Het 'Klachtenmeldpunt aanbestedingen' kan op verzoek van de ondernemer of de gemeente voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de gemeente wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.
Als de gemeente aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht heeft beoordeeld, of als de gemeente nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Zie ook:

Website landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.